Om een Belgisch BTW-identificatienummer te verkrijgen dient de niet in België gevestigde belastingplichtige een uittreksel uit het handelsregister van het land van vestiging voor te leggen. Dit uittreksel dient eventueel (vrij) vertaald te worden naar het Nederlands, Frans, Duits of Engels wanneer dit niet werd opgesteld in één van onze 3 landstalen of het Engels.

Er dient eveneens een attest van belastingplicht in het land van oorsprong aan de aanvraag te worden toegevoegd.  Ook dit document dient eventueel (vrij) vertaald te worden naar het Nederlands, Frans, Duits of Engels wanneer dit niet werd opgesteld in één van onze 3 landstalen of het Engels.

Een attest van belastingplicht is niet vereist wanneer de in Europa gevestigde belastingplichtige met zijn actuele gegevens (BTW identificatienummer, benaming en adres) in het VIES systeem is opgenomen.  Het VIES systeem is een systeem voor de uitwisseling van BTW-informatie.  De geldigverklaring van een BTW-nummer kan u op volgende link nazien: 

http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do?locale=nl

Wanneer de in de EU gevestigde belastingplichtige opteert voor een individueel BTW nummer met als regime 'directe registratie' is het akkoord vereist van een contactpersoon van een Belgisch adres waar de boekhouding voor het Belgisch BTW identificatienummer in geval van een BTW-controle zal worden voorgelegd.  

Buiten haar activiteiten van bedrijfsadviseur baat Coventis ook een coworking space uit in Gent, en biedt buitenlandse ondernemers een oplossing voor de te houden boeken en stukken met betrekking tot hun Belgisch BTW-nummer, die op elk uitdrukkelijk verzoek van de Belgische BTW administratie op haar adres mogen worden voorgelegd.

Een  niet in België gevestigde belastingplichtige die in België over een Belgisch BTW identificatienummer beschikt, moet een aparte boekhouding voeren voor dit Belgisch BTW identificatienummer.  De boekhouding moet aan de omvang van de activiteiten aangepast zijn om de Belgische BTW te kunnen toepassen en controleren.

De boekhouding moet volgende boeken bevatten:
- Een boek voor aankoopfacturen
- Een boek voor verkoopfacturen

Het boek voor aankoopfacturen en het boek voor verkoopfacturen moet zeker volgende vermeldingen bevatten: factuurnummer, factuurdatum, naam van de leverancier/klant, en per factuur een uitsplitsing van de bedragen  en de BTW per tarief/vak in de BTW aangifte, en het totaalbedrag van de vakken per aangiftetijdvak.

Indien het jaarlijkse omzetcijfer van uw onderneming hoger is dan 2.500.000 euro (excl. btw), moet u elke maand een btw-aangifte indienen, en in voorkomend geval de daaruit voortvloeiende verschuldigde btw betalen ten laatste de 20ste van de maand die volgt op de maand van de activiteiten.  Indien u maandelijkse btw-aangiften indient, dient u eveneens een voorschot te betalen op de belasting voor de handelingen van de maand december van hetzelfde jaar.

Indien het jaarlijkse omzetcijfer van uw onderneming hoogstens 2.500.000 euro (excl. btw) is, kunt u kiezen voor driemaandelijkse aangiften, en in voorkomend geval het saldo van de verschuldigde btw betalen ten laatste de 20ste van de maand die volgt op het kwartaal van de activiteiten.

Bijzondere gevallen
U moet maandelijkse btw-aangiften indienen als het omzetcijfer van uw onderneming hoger is dan 250.000 euro (excl. btw) voor het geheel van de leveringen van:
- energieproducten (minerale oliën of andere producten die bedoeld zijn om als brandstof gebruikt te worden)
- toestellen voor mobiele telefonie, computers en hun randapparatuur, toebehoren en onderdelen
- landvoertuigen met een motor die onderworpen zijn aan de reglementering betreffende de inschrijving
Als u al maandelijkse btw-opgaven van uw intracommunautaire handelingen moet indienen omdat het kwartaalbedrag van de leveringen van die goederen hoger was dan 50.000 euro in het kwartaal in kwestie of in één van de vier vorige kwartalen, dan moet u ook maandelijkse btw-aangiften indienen, en in voorkomend geval het saldo van de daaruit voortvloeiende verschuldigde btw betalen ten laatste de 20ste van de maand die volgt op de maand van de activiteiten in kwestie.

Buiten de BTW-aangiftes, dient er ook een jaarlijkse lijst van BTW belastingplichtige afnemers te worden ingediend, uiterlijk 31 maart van het jaar volgend op het kalenderjaar waarop deze lijst betrekking heeft.