Belgisch bijkantoor oprichten

Bijkantoor in België

Een buitenlandse vennootschap kan in België een bijkantoor oprichten en wordt voor de handelingen van het bijhuis vertegenwoordigd door een lasthebber die de buitenlandse vennootschap tegenover derden kan verbinden.

Een bijkantoor heeft volgende kenmerken:

- Geen aparte rechtspersoon;
- Wel Belgisch ondernemings- en BTW-nummer;
- Geen notariële oprichtingsakte vereist;
- Wel formele neerleggings- en publicatieformaliteiten;
- Geen minimaal te volstorten startkapitaal;
- Geen oprichtersaansprakelijkheid;
- Lokaal bestuur door wettelijke vertegenwoordiger;
- Belgische zichtrekening vereist.

Daar een bijkantoor geen afzonderlijk rechtspersoonlijkheid bezit, behoren al haar activa en passiva rechtstreeks toe aan de buitenlandse vennootschap. Alle overeenkomsten die worden aangegaan door het bijkantoor zullen geacht worden te zijn aangegaan door de buitenlandse vennootschap.

image
Belgisch bijkantoor of Belgische vestigingseenheid ?

Wat een Belgische vestigingseenheid onderscheidt van een bijkantoor is de afwezigheid van een permanente lasthebber in België.
De vestigingseenheid moet aldus via de buitenlandse vennootschap handelen voor al haar beslissingen.

Doorlooptijd

Onze ervaring leert ons dat de opening van een bijkantoor gemiddeld meer tijd in beslag neemt dan de registratie van een vestigingseenheid zonder bijhuis, omdat de oprichting onderworpen is aan formele neerleggings- en publicatievereisten en alle documenten gelegaliseerd en geapostilleerd moeten worden.
De doorlooptijd voor de oprichting van een Belgisch bijkantoor bedraagt gemiddeld 2 à 3 weken.

Meer weten »

Bijkantoor bijzonderheden

Klik op de tabs onderaan en leer meer over de oprichtingsformaliteiten, het bestuur, en de verplichtingen voortvloeiend uit het Belgische vennootschapsrecht

  • Formaliteiten

    Elke buitenlandse vennootschap moet vóór de opening van een Belgisch bijkantoor volgende gegevens en stukken neerleggen op de griffie van de ondernemingsrechtbank van het rechtsgebied waar het bijkantoor gevestigd zal worden:

    - de oprichtingsakte en de statuten, en alle wijzigende akten van de buitenlandse vennootschap;
    - een uittreksel uit het vennootschapsregister;
    - een proces-verbaal van de beslissing om een bijkantoor op te richten;  
    - de naam en rechtsvorm van de vennootschap;
    - het register en het nummer waaronder de vennootschap in dit register is ingeschreven;
    - de benoeming en de identiteit van de personen die de bevoegdheid hebben de vennootschap jegens derden te verbinden en haar in recht te vertegenwoordigen;
    - de doelstelling van de vennootschap;
    - het maatschappelijk kapitaal van de vennootschap;
    - de benoeming en de identiteit van de personen die zijn aangesteld als wettelijke vertegenwoordiger voor de werkzaamheden van het bijkantoor;
    - de zetel, werkzaamheden en aanvangsdatum van het bijkantoor;
    - het boekjaar van het bijkantoor en het tijdstip van de jaarvergadering;

    De handtekeningen op alle documenten moeten voorzien zijn van legalisatie en apostille, en indien de oorspronkelijke stukken niet in de Nederlandse taal zijn opgesteld, is een beëdigde vertaling vereist.

    De griffie kent het ondernemingsnummer toe en vervolgens wordt een uittreksel van de beslissing gepubliceerd in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad.

  • Kapitaal

    Een bijkantoor heeft geen maatschappelijk kapitaal.

  • Bestuur

    Een Belgisch bijkantoor heeft een eigen bestuur en wordt geleid door een wettelijke vertegenwoordiger die wordt aangesteld door de moedervennootschap.  

    Deze lasthebber heeft de opdracht om het bijkantoor in België te vertegenwoordigen en te leiden en binnen die functie kan hij rechtshandelingen stellen en de moedervennootschap verbinden ten aanzien van derden.

  • Boekhouding
    en Jaarrekening

    Buitenlandse ondernemingen zijn onderworpen enkel voor hun in België gevestigde bijkantoren aan de bepalingen van de Boekhoudwet.
    De boeken, rekeningen en verantwoordingsstukken betreffende die bijkantoren worden in België bewaard.  Dit betekent niet dat de materiële verrichtingen voor het inschrijven en verwerken van de gegevens in België moeten geschieden, maar wel dat de boeken, rekeningen en verantwoordingsstukken van de bijkantoren in België rechtstreeks toegankelijk zijn.

    Elke buitenlandse vennootschap, die een bijkantoor heeft in België, is ook gehouden haar jaarrekening (en haar geconsolideerde jaarrekening indien dit verplicht is in het land van herkomst), betreffende het laatste afgesloten boekjaar neer te leggen bij de Balanscentrale van de Nationale Bank van België en dit binnen de maand volgend op de goedkeuring ervan en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar (art. 83 2° en art. 107 § 1 W. Venn.).

    Deze verplichting is niet van toepassing op buitenlandse vennootschappen die - indien zijn vennootschappen naar Belgisch recht zouden zijn - niet verplicht zouden zijn hun jaarrekening openbaar te maken rekening houdend met hun rechtsvorm of hun geringe omvang.  Let wel ! bedoelde vennootschappen zijn wel verplicht een sociale balans neer te leggen. Deze sociale balans heeft uitsluitend betrekking op de tewerkstelling in België van alle Belgische vestigingen samen.

    De jaarrekening (en indien van toepassing de geconsolideerde jaarrekening) dient te worden neergelegd in de vorm waarin zij volgens het recht van de Staat van de vennootschap is opgesteld, en in voorkomend geval gecontroleerd en openbaar gemaakt (art. 107 § 1 eerste lid W. Venn.).

    De jaarrekening opgesteld door het bijkantoor met betrekking tot zijn activiteit in België moet in geen enkel geval afzonderlijk worden openbaar gemaakt door neerlegging.

  • account_balance

    Vennootschapsbelasting

    Principieel wordt een Belgisch bijhuis op net dezelfde manier belast als een Belgische vennootschap.

    Het basistarief van de vennootschapsbelasting bedraagt 29,58% vanaf 1 januari 2018. Voor KMO-vennootschappen geldt een verlaagd tarief van 20,4% op de eerste € 100.000 belastbare winst. Het deel van de winst boven € 100.000 wordt belast tegen het gewoon tarief.

    Om van het verlaagd KMO-tarief te kunnen genieten is een brutobezoldiging aan minstens één bedrijfsleider van minimum € 45.000 vereist, tenzij de belastbare winst lager is dan € 45.000; dan volstaat een bezoldiging gelijk aan minstens die belastbare winst. De bezoldigingsvoorwaarde om te kunnen genieten van het verlaagd tarief geldt niet voor kleine vennootschappen gedurende hun eerste vier boekjaren vanaf hun oprichting.

    De regel van het verlaagd KMO-tarief is van toepassing op Belgische vennootschappen en Belgische bijkantoren van buitenlandse vennootschappen met een eigen lokaal bestuur in België. Echter, bijkantoren en vestigingen van buitenlandse vennootschappen waarvan het bestuur niet in België plaatsvindt, kunnen niet genieten van het verlaagd KMO-tarief.

  • Sociale verzekeringsplicht

    AANSLUITINGSPLICHT BUITENLANDSE VENNOOTSCHAP

    Elke vennootschap, die onderworpen is aan de Belgische vennootschapsbelasting of aan de belasting der niet-verblijfhouders, moet binnen drie maanden na de neerlegging van de oprichtingsakte aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds en de jaarlijkse vennootschapsbijdrage betalen.

    Personenvennootschappen die in de KBO ingeschreven zijn als commerciële onderneming zijn gedurende de eerste drie jaren vanaf hun oprichting vrijgesteld van de vennootschapsbijdrage indien in de loop van de periode van 10 jaar vóór de oprichting de zaakvoerders of bestuurders én de meerderheid van de werkende vennoten (die geen zaakvoerder of bestuurder zijn) ten hoogste 3 jaar zelfstandige geweest zijn. 

    AANSLUITINGSPLICHT WETTELIJKE VERTEGENWOORDIGER

    Als wettelijke vertegenwoordiger van het Belgisch bijkantoor van een buitenlandse vennootschap wordt u beschouwd als zelfstandige op de dag van uw benoeming en moet u aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds ten laatste op de dag van de start van uw activiteit. Indien de wettelijke vertegenwoordiger een vennootschap is, geldt de aansluitingsplicht voor de vaste vertegenwoordiger. Dat betekent in principe vóór de neerlegging van de oprichtingsakte.

    Via een sociaal verzekeringsfonds betaalt u als zelfstandige ieder kwartaal sociale bijdragen. Zo bouwt u de volgende sociale rechten op: recht op pensioen, kinderbijslag, gezondheidszorg, overbruggingsrecht, uitkering voor mantelzorg.

    Voor de berekening van de sociale bijdragen baseert het sociaal verzekeringsfonds zich op de gegevens die de fiscale overheid doorgeeft. Het gaat dan over de bruto beroepsinkomsten, verminderd met de bedrijfsuitgaven, -lasten en -verliezen, vastgesteld overeenkomstig de wetgeving betreffende de inkomstenbelasting.

    Vanaf 2015 worden uw sociale bijdragen voorlopig berekend op uw inkomsten van drie jaar geleden. Nadien worden deze bijdragen, zo nodig, geregulariseerd op uw inkomsten van het lopende jaar.

    Startende zelfstandigen hebben een aangepaste regeling, met wettelijk vastgelegde minimumbijdragen. De minimumkwartaalbijdrage voor startende zelfstandigen zal vanaf 1 april 2018 dalen naar ongeveer 230 euro in het eerste startjaar of 460 euro in het tweede startjaar. De kortingsmaatregel geldt voor alle starters die zich op 1 april 2018 in het eerste tot en met het vierde kwartaal van activiteit bevinden. Momenteel ligt de kwartaalbijdrage nog rond de 700 euro.

    Wat de aansluiting van een buitenlandse zaakvoerder betreft, is men verzekeringsplichtig in 1 EU lidstaat en is het land waar men verzekeringsplichtig is afhankelijk van de situatie.

    Indien de wettelijke vertegenwoordiger al een zelfstandig statuut heeft en woonachtig is in een andere EU lidstaat en minimum 25% van de omzet, arbeidstijd en inkomsten uit de zelfstandige activiteit van zijn buitenlandse vennootschap realiseert, is de kans groot dat hij niet verzekeringsplichtig is in België.

    Hij moet een formulier A1 aanvragen bij de instantie die bevoegd is voor de sociale verzekering der zelfstandigen in eigen land.  Dit land brengt het Belgische RSVZ op de  hoogte en de landen overleggen onderling (binnen de 6 maanden) aan welke wetgeving betrokkene onderworpen is.

    Zolang niet bepaald waar de wettelijke vertegenwoordiger verzekeringsplichtig is, geldt een aansluitingsplicht in België. Indien achteraf zou blijken dat de wettelijke vertegenwoordiger niet verzekeringsplichtig is in België zullen reeds betaalde premies worden teruggestort door het Belgische sociaal verzekeringsfonds.

    Bij niet-betaling van de premies, wordt de aansluiting door het sociaal verzekeringsfonds in de tegenhoudersgroep geplaatst, wat wil zeggen dat de zaakvoerder de afrekeningen blijft ontvangen maar het dossier niet wordt doorverwezen naar de deurwaarder. Dit blijft zo tot het sociaal verzekeringsfonds de beslissing over de verzekeringsplicht ontvangen heeft van het RSVZ.   

Enkele spontane getuigenissen

van onze vele tevreden klanten

background

"In België biedt Coventis de beste service aan, met vooral de juiste juridische begeleiding.
We zijn ook zeer tevreden over al het administratieve werk dat jullie volledig in handen hebben genomen en de voortreffelijke service die jullie geboden hebben. Nogmaals dank."

       Tom L.
       Koksijde

"We zijn zeer tevreden over de geleverde service.  Al onze vragen werden snel en voldoende beantwoord.
Al de verrichtingen verliepen voorspoedig en correct met een grote klantvriendelijkheid." 

       Joos P.
       Antwerpen

"Van bij  de eerste contactname steeds een heldere, professionele uitleg en duidelijke afspraken. Dit bleef zo tijdens de uitermate snelle en correcte afhandeling van de oprichting, en eveneens daarna."

       Christoph V.
       Melle

"Wij zijn uiterst tevreden over jullie diensten. Alles is correct en volgens afspraak verlopen. Mocht het mogelijk zijn om met iedereen zo correct handel te kunnen drijven, dan zou de wereld een pak makkelijker in elkaar zitten."

       Pascal B.
       Zingem

Stappenplan bij het openen van een Belgisch bijhuis

Verzameling van documenten en redactie van het proces-verbaal van beslissingen van de bestuurder(s)

Als specialist in het oprichten van bijkantoren coördineren we alle formaliteiten en zorgen voor de redactie van het proces-verbaal van de besluiten van de bestuurders.
Het verzamelen van alle gelegaliseerde en geapostilleerde stukken in het land van herkomst duurt gemiddeld 2 weken.

Neerlegging van stukken
& publicatie van uittreksel

De stukken worden neergelegd ter griffie van de ondernemingsrechtbank in het arrondissement waar de zetel van het bijkantoor gevestigd is.
Uw Belgisch bijkantoor verkrijgt een  ondernemingsnummer binnen circa één week na de neerlegging en een uittreksel wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad
binnen 15 dagen.

Openen van zichtrekening

Met het uittreksel uit het Belgisch Staatsblad kan u een zichtrekening openen voor uw bijkantoor in België.  Een Belgisch bankrekeningnummer is nodig om uw onderneming te kunnen inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).  Rekening houdend met de due diligence van banken, duurt het gemiddeld een week om een zichtrekening te openen.

Inschrijving in KBO & 
activatie van BTW-nummer

Na ontvangst van een afgestempeld exemplaar van het uittreksel van de Rechtbank van Koophandel, en uw Belgische rekening is geopend, wordt onmiddellijk de inschrijving in de KBO aangevraagd, alsook de activatie van het
BTW-nummer. 

Verplichte aansluiting bij een
sociaal verzekeringsfonds

Tot slot brengen we de verplichte aansluiting
van uw vennootschap bij een sociaal verzekeringsfonds in orde. Iedere buitenlandse vennootschap met een Belgisch bijkantoor of vestiging is onderworpen aan de jaarlijkse vennootschapsbijdrage, die €350 bedraagt. De wettelijke vertegenwoordiger van het bijkantoor is mogelijk niet verzekeringsplichtig in België, afhankelijk van zijn situatie.

Uittreksels

U ontvangt van ons een volledig KBO uittreksel,
en het uittreksel uit het Belgisch Staatsblad.

Benodigde gegevens en stukken

playlist_add_check
Benodigde gegevens

- Doelstelling van de vennootschap
- Maatschappelijke zetel van de vennootschap
- Maatschappelijk kapitaal van de vennootschap en inbreng door de vennoten
- Identiteit en woonplaatsgegevens van de vennoten en van de bestuurders
- Identiteit en woonplaatsgegevens van de personen die zijn aangesteld als wettelijke vertegenwoordiger voor de werkzaamheden van het bijkantoor
- Belgische zetel van bestuur van het bijkantoor
- Werkzaamheden van het bijkantoor
- Aanvangsdatum van het bijkantoor
- Boekjaar van het bijkantoor
- Tijdstip van de jaarvergadering van het bijkantoor

Coventis contacteren

background

Bijkantoor oprichtingskosten

Coventis begeleidt u bij het volledig oprichtingsproces.  Een eerste adviesgesprek zonder enige verplichting is steeds gratis.

Coventis biedt u een totaalpakket aan, waarin
quasi alle kosten in de prijs zijn inbegrepen.

GRATIS:
Formaliteiten mbt de aansluiting van de wettelijke vertegenwoordiger en de vennootschap bij een sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen

NIET INBEGREPEN:
- Beëdigde vertaling van de oprichtingsakte & statuten en het vennootschapsuittreksel indien deze niet in het Nederlands zijn opgemaakt) 
- Legalisatiekosten en apostillezegels (rechtstreeks te betalen door de oprichter in het land van oorsprong)
- Belgische zetel van bestuur en vestigingsadres

AANVULLENDE DIENSTEN VOOR NIET-VERBLIJFHOUDERS
(die wettelijke vertegenwoordiger zijn in een Belgisch bijhuis):
- aanvraag bisregisternummer (voor buitenlandse natuurlijke personen): 88,5 EUR, excl. BTW
- aanvraag ondernemingsnummer (voor buitenlandse rechtspersonen): 88,5 EUR, excl. BTW 

Tarief

€ 1.950 excl. BTW AANBOD
  • Bespreking en voorbereiding
    dossier, en verzameling van vereiste gegevens en stukken
  • Redactie van proces-verbaal van de besluiten van de bestuurder(s) betreffende de oprichting van het Belgisch bijkantoor conform alle wettelijke vereisten
  • Voorbereiden en opmaken van alle aanvraagformulieren voor de ondernemingsrechtbank
  • Neerlegging van alle oprichtings-documenten ter griffie van de ondernemingsrechtbank
  • Publicatiekosten in het Belgisch Staatsblad
  • Bijstand bij het openen van een zichtrekening
  • Aanvraag tot inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) met volledig uittreksel
  • KBO inschrijvingsrecht
  • Aanvraag activatie BTW-nummer
OFFERTE AANVRAGEN

Belgische zetel van bestuur
& vestigingsadres nodig ?

Voor slechts 225 euro per maand heeft u
een Belgische zetel van bestuur en vestigingseenheid
met wekelijkse postbehandeling inbegrepen.
Dit is geen virtueel kantoor, maar een effectief gedeeld kantoor, 
ingericht met een individuele werkpost, die als wettelijke zetel
van het bijhuis door de Rechtbank van Koophandel
en als vestigingsentiteit in de KBO kan worden ingeschreven.

VRAAG MEER INLICHTINGEN
Image