Een bijkantoor heeft geen maatschappelijk kapitaal.

Een Belgisch bijkantoor heeft een eigen bestuur en wordt geleid door een wettelijke vertegenwoordiger die wordt aangesteld door de moedervennootschap.  

Deze lasthebber heeft de opdracht om het bijkantoor in België te vertegenwoordigen en te leiden en binnen die functie kan hij rechtshandelingen stellen en de moedervennootschap verbinden ten aanzien van derden.

Buitenlandse ondernemingen zijn onderworpen enkel voor hun in België gevestigde bijkantoren aan de bepalingen van de Boekhoudwet.
De boeken, rekeningen en verantwoordingsstukken betreffende die bijkantoren worden in België bewaard.  Dit betekent niet dat de materiële verrichtingen voor het inschrijven en verwerken van de gegevens in België moeten geschieden, maar wel dat de boeken, rekeningen en verantwoordingsstukken van de bijkantoren in België rechtstreeks toegankelijk zijn.

Elke buitenlandse vennootschap, die een bijkantoor heeft in België, is ook gehouden haar jaarrekening (en haar geconsolideerde jaarrekening indien dit verplicht is in het land van herkomst), betreffende het laatste afgesloten boekjaar neer te leggen bij de Balanscentrale van de Nationale Bank van België en dit binnen de maand volgend op de goedkeuring ervan en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar.

Deze verplichting is niet van toepassing op buitenlandse vennootschappen die - indien zijn vennootschappen naar Belgisch recht zouden zijn - niet verplicht zouden zijn hun jaarrekening openbaar te maken rekening houdend met hun rechtsvorm of hun geringe omvang.  Let wel ! bedoelde vennootschappen zijn wel verplicht een sociale balans neer te leggen. Deze sociale balans heeft uitsluitend betrekking op de tewerkstelling in België van alle Belgische vestigingen samen.

De jaarrekening (en indien van toepassing de geconsolideerde jaarrekening) dient te worden neergelegd in de vorm waarin zij volgens het recht van de Staat van de vennootschap is opgesteld, en in voorkomend geval gecontroleerd en openbaar gemaakt.

De jaarrekening opgesteld door het bijkantoor met betrekking tot zijn activiteit in België moet in geen enkel geval afzonderlijk worden openbaar gemaakt door neerlegging.

Principieel wordt een Belgisch bijhuis op net dezelfde manier belast als een Belgische vennootschap.

Het basistarief van de vennootschapsbelasting bedraagt 25% vanaf 1 januari 2020. Voor KMO-vennootschappen geldt een verlaagd tarief van 20% op de eerste € 100.000 belastbare winst. Het deel van de winst boven € 100.000 wordt belast tegen het gewoon tarief.

Om van het verlaagd KMO-tarief te kunnen genieten is een brutobezoldiging aan minstens één bedrijfsleider van minimum € 45.000 vereist, tenzij de belastbare winst lager is dan € 45.000; dan volstaat een bezoldiging gelijk aan minstens die belastbare winst. De bezoldigingsvoorwaarde om te kunnen genieten van het verlaagd tarief geldt niet voor kleine vennootschappen gedurende hun eerste vier boekjaren vanaf hun oprichting.

De regel van het verlaagd KMO-tarief is van toepassing op Belgische vennootschappen en Belgische bijkantoren van buitenlandse vennootschappen met een eigen lokaal bestuur in België. Echter, bijkantoren en vestigingen van buitenlandse vennootschappen waarvan het bestuur niet in België plaatsvindt, kunnen niet genieten van het verlaagd KMO-tarief.

AANSLUITINGSPLICHT BUITENLANDSE VENNOOTSCHAP

Elke vennootschap, die onderworpen is aan de Belgische vennootschapsbelasting of aan de belasting der niet-verblijfhouders, moet binnen drie maanden na de neerlegging van de oprichtingsakte aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds en de jaarlijkse vennootschapsbijdrage betalen.

Personenvennootschappen die in de KBO ingeschreven zijn als commerciële onderneming zijn gedurende de eerste drie jaren vanaf hun oprichting vrijgesteld van de vennootschapsbijdrage indien in de loop van de periode van 10 jaar vóór de oprichting de zaakvoerders of bestuurders én de meerderheid van de werkende vennoten (die geen zaakvoerder of bestuurder zijn) ten hoogste 3 jaar zelfstandige geweest zijn. 

AANSLUITINGSPLICHT WETTELIJKE VERTEGENWOORDIGER

Als wettelijke vertegenwoordiger van het Belgisch bijkantoor van een buitenlandse vennootschap wordt u beschouwd als zelfstandige op de dag van uw benoeming en moet u aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds ten laatste op de dag van de start van uw activiteit. Indien de wettelijke vertegenwoordiger een vennootschap is, geldt de aansluitingsplicht voor de vaste vertegenwoordiger. Dat betekent in principe vóór de neerlegging van de oprichtingsakte. In de praktijk wordt de aansluiting geregeld binnen het kwartaal van de oprichting.

Via een sociaal verzekeringsfonds betaalt u als zelfstandige ieder kwartaal sociale bijdragen. Zo bouwt u de volgende sociale rechten op: recht op pensioen, kinderbijslag, gezondheidszorg, overbruggingsrecht, uitkering voor mantelzorg.

Voor de berekening van de sociale bijdragen baseert het sociaal verzekeringsfonds zich op de gegevens die de fiscale overheid doorgeeft. Het gaat dan over de bruto beroepsinkomsten, verminderd met de bedrijfsuitgaven, -lasten en -verliezen, vastgesteld overeenkomstig de wetgeving betreffende de inkomstenbelasting.

Vanaf 2015 worden uw sociale bijdragen voorlopig berekend op uw inkomsten van drie jaar geleden. Nadien worden deze bijdragen, zo nodig, geregulariseerd op uw inkomsten van het lopende jaar.

Starters in hoofdberoep kunnen een vermindering van hun voorlopige bijdrage vragen voor de eerste vier kwartalen van hun activiteit. Voorwaarde is wel dat zij in de periode van 5 jaar voor de start geen zelfstandige in hoofdberoep waren.

Wat de aansluiting van een buitenlandse zaakvoerder betreft, is men verzekeringsplichtig in 1 EU lidstaat en is het land waar men verzekeringsplichtig is afhankelijk van de situatie.

Indien de wettelijke vertegenwoordiger al een zelfstandig statuut heeft en woonachtig is in een andere EU lidstaat en minimum 25% van de omzet, arbeidstijd en inkomsten uit de zelfstandige activiteit van zijn buitenlandse vennootschap realiseert, is de kans groot dat hij niet verzekeringsplichtig is in België.

Hij moet een formulier A1 aanvragen bij de instantie die bevoegd is voor de sociale verzekering der zelfstandigen in eigen land.  Dit land brengt het Belgische RSVZ op de  hoogte en de landen overleggen onderling (binnen de 6 maanden) aan welke wetgeving betrokkene onderworpen is.

Zolang niet bepaald waar de wettelijke vertegenwoordiger verzekeringsplichtig is, geldt een aansluitingsplicht in België. Indien achteraf zou blijken dat de wettelijke vertegenwoordiger niet verzekeringsplichtig is in België zullen reeds betaalde premies worden teruggestort door het Belgische sociaal verzekeringsfonds.

Bij niet-betaling van de premies, wordt de aansluiting door het sociaal verzekeringsfonds in de tegenhoudersgroep geplaatst, wat wil zeggen dat de zaakvoerder de afrekeningen blijft ontvangen maar het dossier niet wordt doorverwezen naar de deurwaarder. Dit blijft zo tot het sociaal verzekeringsfonds de beslissing over de verzekeringsplicht ontvangen heeft van het RSVZ.